Historisch gezien is cybersecurity gestart met het indelen van informatie. Voordat er technologische oplossingen waren en het gebruik van computers in grote hoeveelheden bestond, werden documenten handmatig ingedeeld om te laten zien dat de inhoud niet voor iedereen geschikt was. Hoewel er tegenwoordig andere manieren zijn om informatie te beschermen, is het voor zowel gebruikers als ontvangers van informatie direct duidelijk wat zij wel en niet mogen doen met de informatie – het classificeren van informatie blijft plaatsvinden. In dit artikel wordt het classificeren van informatie toegelicht en worden praktische benaderingen gegeven om hiermee om te gaan.
In een sector zoals de maakindustrie, waar technologieontwikkeling, complexe productieprocessen en klantrelaties belangrijk zijn, moet informatie zorgvuldig worden beheerd. Voorbeelden van gevoelige informatie die goed geclassificeerd moet worden, zijn productontwerpen, klantcontactinformatie en details van interne processen. Wanneer deze informatie correct wordt geclassificeerd kunnen bedrijven betere maatregelen nemen om ongeoorloofde toegang te voorkomen en de gevolgen van een datalek te minimaliseren.
Een goed georganiseerd classificatieproces geeft medewerkers duidelijke richtlijnen voor het omgaan met verschillende soorten informatie. Dit zorgt voor een cultuur van bewustzijn rondom cybersecurity binnen de organisatie, wat van essentieel belang is in een sector die vertrouwelijkheid en integriteit van data hoog heeft staan.
Verschillende classificatielabels
Classificatielabels worden gebruikt om gegevens in categorieën of klassen in te delen. Door classificatielabels effectief toe te passen, kunnen organisaties data beter organiseren, risico’s beheersen en geautomatiseerde besluitvorming verbeteren.
- Openbaar / Public: Dit is informatie die vrij gedeeld kan worden, bijvoorbeeld productinformatie al publiekelijk bekend is of algemene marketingmaterialen.
- Intern / Internal: Informatie die binnen het bedrijf moet blijven, maar die geen negatieve gevolgen heeft als deze per ongeluk gedeeld wordt. Dit kan bijvoorbeeld interne procedures, algemene werkdocumenten of administratieve gegevens omvatten.
- Vertrouwelijk / Confidential: Dit is informatie die belangrijk is voor de bedrijfsvoering, maar niet voor iedereen toegankelijk moet zijn. Voorbeelden hiervan zijn gedetailleerde productontwerpen, prototypes, klantcontracten of prijsinformatie. De consequenties als deze informatie publiekelijk wordt kan financiële schade veroorzaken of de vertrouwensrelaties met klanten schaden.
- Geheim / Secret: Zeer gevoelige informatie die alleen toegankelijk mag zijn voor een beperkt aantal medewerkers.Dit betreft bijvoorbeeld unieke producttechnologieën, strategische partnerschappen, of vertrouwelijke klantgegevens. Het verlies van geheime informatie kan verstrekkende juridische en financiële gevolgen hebben, en daarom moet deze informatie bijzonder goed beschermd worden.
Tools beschikbaar om het proces te vereenvoudigen
Gelukkig biedt technologie steeds meer hulpmiddelen om het classificeren van gegevens te vergemakkelijken. Software zoals Microsoft Office 365 Compliance Center biedt geavanceerde functionaliteiten voor het classificeren, beheren en beschermen van gegevens. Door automatische beleidsregels in te stellen, kunnen documenten die geclassificeerd zijn als “Geheim” automatisch worden geblokkeerd voor verzending naar onbevoegde ontvangers. Dit minimaliseert de kans op menselijke fouten en zorgt ervoor dat gevoelige informatie niet buiten de organisatie komt.
Net als Office 365 biedt Google Workspace vergelijkbare mogelijkheden, met tools die organisaties helpen om consistentie in classificatie en beveiliging te waarborgen. Dit maakt het proces van informatiebeveiliging overzichtelijker en vermindert de kans op datalekken.
Het is belangrijk om na het classificeren van data, deze ook een label te geven. Of het nu gaat om fysieke documenten of digitale bestanden, elk gegeven moet duidelijk gemarkeerd worden volgens de afgesproken classificaties. Visuele labels, zoals een tekststicker kunnen helpen het bewustzijn van medewerkers te vergroten en hen herinneren aan de noodzaak om gevoelige informatie goed te beschermen, bijvoorbeeld bij het gebruik van USB-drives of bij het verzenden van e-mails.
Dit systematische proces van het classificeren van gegevens maakt het makkelijker om de juiste beveiligingsmaatregelen te gebruiken en de risico’s van datalekken te beperken.